双望会同窓会へのご参加を希望される皆様へ
2018年9月13日 第1回双望会同窓会幹事
既にご案内のように第1回双望会同窓会を11月16日(金)～18日(日)に実施いたします。
今回の同窓会は第10回双望会で立候補いたしました幹事によって運営されますが、できる限り双望会の精神は維持したいと思いつつ、運営は簡易に行う必要があると考え以下の条件でエントリーしていただくことにいたしました。
1. エントリーの方法
第1回双望会同窓会は過去に双望会に参加された同窓生に限りエントリーを認めることにいたしました。
エントリーにあたりましては第１回双望会同窓会幹事が用意いたしました同窓会のページにあります次のURLのエントリーフォームにて必要なデータを記載・送信していただきます。(Web エントリーとなります)
https://goo.gl/forms/fnD3XP5h1srjGGwZ2
エントリーは車単位(運転者と同乗者の一括エントリー)で行っていただきます。同乗者は家族でも友人でも構いませんが、次のようなダブルエントリーは認めません。
(例) Aが運転者、Bが同乗者でAがエントリー
Bが運転者、Aが同乗者でBがエントリー
9/15 7:15追記,16:02追記）公共交通機関でいらっしゃる方は、備考「車のナンバープレート」欄に「公共交通機関利用」とご記入をお願いします。レンタカー等で車のナンバープレートが不明な場合は「車使用」とご記入ください。 公共交通機関ご利用の場合は1参加者1エントリでお願いいたします。
9/14 8:51追記）同乗者をエントリーする際も過去の双望会参加年の記載は必須です
エントリーの期間は、
9月14日 0:00 ～ 9月17日 23:59
の間といたします。
第10回双望会のエントリーはエントリー開始数分で募集人数に達してしまいました。『早押し』は一つの募集方法でありますが、当日どうしてもPC操作のできない環境の参加希望者もおられるかと思います。
そこで第1回双望会同窓会はエントリーに抽選方式を採用いたします。
2. 抽選の方法
抽選の公平さを担保するためにエントリーフォームには3桁の異なるお好きな数字を3個記載していただきます。 128 – 256 – 512 のような3個の数字です。(双望会LOTOと名付けました)
この双望会LOTOの数字を使って抽選を実施いたします。(抽選のための数字はエントリーされる『皆様に記載していただいた双望会LOTOの数字』と『幹事が用意した数字と抽選方法』に従って順位付けいたします)
抽選にあたり不正をなくすために同窓会幹事メンバーが下記のような役割分担をしております。
⓵ エントリーフォームは ぐっちさんが作成しました
⓶ エントリーの集計と抽選は Hawkさんが行います
⓷ 抽選の基準となる数字は きたかるが既に用意してあります
抽選の透明性を確保するためにエントリー期間が終了いたしましたら、抽選手順を幹事より皆様に開示させて頂きます。(9/18頃，同窓会のページに掲載します)
当選者の総人数は、車の収容可能台数(67台)もしくは施設の収容可能人数 (80名)のどちらかに達するまでとなります。車の収容台数に限りがあるので、できる限り同乗にご協力ください。
抽選結果の公開は、9月18日24日頃 を予定しております。
※初出時に抽選時期が誤っておりました。抽選手順を18日に公開し、抽選結果を24日に発表いたします。。
3. エントリー上の留意事項
エントリーフォームに従って必要事項を記入していただきます。
以下、エントリー上の留意事項をご説明させて頂きます。
3.1. エントリーの単位
エントリーの単位は会場にお越しいただく車単位(運転者と同乗者の一括エントリー、一括抽選)といたします。同乗者は家族、友人を問いませんが、双望会同窓生(過去の双望会に参加したことのある方)である必要があります。
また、ダブルエントリーは認めません。(ダブルエントリーは集計対象から除外します)
公共交通機関でお越しの方は個別にエントリーをお願いします。
3.2. エントリーフォームの記載事項
・ エントリーフォームの記載事項の*印は必須入力項目です。
・ ハンドルネームは必須記載項目ではありませんが、ハンドルネームの記載がない方の抽選結果は本名での公開になります
・ 双望会同窓生であることが分かるように一番新しい双望会参加年を記載していただきます
・ 同乗者の方もエントリーフォームに従って必要事項を記載してください
・ 参加日程は宿泊希望日にチェックを入れてください。宿泊の場合、夕食と朝食も合わせて申し込むこととなります。(食事無しにはできません)
・ 2日目の昼は仕出し弁当の申し込みを受け付けます。
・ 駐車スペースは同窓会幹事が指定しますが、芝生広場駐車のご希望は受け付けます。但し、希望者多数の場合は持ち込み望遠鏡の大きさから順位を決めさせていただきます。また、芝生広場ご希望の方は2日間宿泊、1日目の16:00までに会場に到着可能な方を条件にさせて頂きます。
・ 宿泊名簿作成上、代表者の連絡先、車のナンバーなどの記載をお願いします。
本エントリーフォームの入力以外に、宿帳作成のため、同乗者の方には到着後、住所等の不足事項を記載していただきます。
・ 双望会LOTOの数字( 0 ～ 999 )を3つ記載してください。
・ 同部屋宿泊を希望される方は備考欄にその旨記載してください。
9/15 9:38追記）
現在フォームに性別入力がありません。女性の方は備考欄に「女性」とご記入頂きますようお願いいたします。（部屋割りの際に使用します）
次の場合に部屋割りの際に同部屋の配慮をいたしますが、すべてのご要望にお応えできない可能性もあります。ご了承ください。
⓵ 車の同乗者で同部屋宿泊を希望される場合
但し、部屋数の関係でご夫婦での1室占有のご希望はご容赦ください。 (男性、女性単位で部屋割りをさせて頂きます。お子様は親御さんと同部屋といたします)
⓶ 単独エントリーの場合でもお互いに同部屋宿泊の希望が書かれている場合
(例) DさんとEさんがそれぞれ相手の方を同部屋希望としている場合
4. エントリーの完了
エントリーフォームの記載が終了いたしましたらフォームの最下段にある『送信』ボタンを押してください。エントリー内容がエントリー集計システムに送信・集計されます。
エントリーが完了しましたらエントリー内容の書かれた確認メールが送信されます。
しばらくしても確認メールが届かない場合は、メールアドレスの入力間違いか、正しく受付けられていない可能性があります。その場合は再度のエントリーをお願いします。
タイムスタンプが付きますので必ずエントリー期間内の送信をお願いします。
どうしてもエントリーができない場合に限り下記のメールアドレスにお問い合わせください。
kitakaru@rondo.ocn.ne.jp
双望会同窓会の趣旨をご理解いただき、どうぞ積極的にエントリーをお願い申し上げます。
文責 きたかる